هناك العديد من الأسباب التي تجعل الاحتفاظ بسجلات جيدة يساعد جميع القطاعات والمؤسسات على تحقيق أهدافها. بصفتها مؤسسات ممولة من القطاع العام والخاص تعمل في بيئة شديدة التنظيم وتنافسية للغاية، من المتوقع أن تكون أي مؤسسة ممتثلة ومسؤولة أمام أعداد متزايدة من الوكالات والهيئات الخارجية، وأمام المجتمع العام الذي تخدمه. يعد تحقيق المساءلة “المؤسسية” تحديا ، لأن الكثير من المؤسسات الحكومية أو الخاصة قد تمثل منظمة لامركزية بدرجة عالية، حيث يقوم العديد من الأفراد والإدارات المستقلة بتنفيذ الوظائف الأساسية للمؤسسة